Regulamento de Comunicação de Infrações
(Whistle-blowing)

SURFORMA, S.A.

Junho 2022

1. Objeto

1.2. A SURFORMA, S.A. (“Sociedade”) adota o presente Regulamento com o objetivo de, para além de assegurar o cumprimento de uma obrigação legal, estabelecer um conjunto de regras e procedimentos internos para a receção, tratamento e registo de comunicações de denúncias de Infrações, em conformidade com as disposições legais e regulamentares, em cada momento aplicáveis, bem como com as regras, princípios e valores plasmados no Código de Conduta em Matéria de Prevenção da Corrupção e Infrações Conexas .

1.3 Na prossecução deste objetivo, as comunicações de Infrações nos termos do presente Regulamento serão submetidas a um sistema eficaz, célere e idóneo à sua deteção, investigação e resolução, de acordo com os mais elevados princípios éticos reconhecidos pela Sociedade, salvaguardando os princípios da confidencialidade e não retaliação nas relações com os autores da comunicação, bem como nas relações com pessoas e terceiros, incluindo pessoas coletivas, que auxiliem ou estejam ligados ao Denunciante.

2. Âmbito de Aplicação

2.1. O presente Regulamento estabelece as regras de receção, tratamento e registo das comunicações de Infrações ocorridas na Sociedade. 

2.2. O presente Regulamento não preclude nem substitui a obrigatoriedade de denúncia nos casos e nos termos que a lei penal e processual penal o determine. 

2.3. Para efeitos do presente Regulamento:

a. Constituem Infrações, os atos ou omissões, praticados de forma dolosa ou negligente, que se encontram previstos e descritos no artigo 2.º, n.º 1, da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, bem como no artigo 3.º do Regime Geral da Prevenção da Corrupção (“RGPC”) estabelecido pelo Decreto-Lei nº 109-E/2021, nomeadamente nos seguintes domínios: 

i. Contratação pública;
ii. Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo; 
iii. Segurança e conformidade dos produtos;
iv. Segurança dos transportes;
v. Proteção do ambiente;
vi. Proteção contra radiações e segurança nuclear;
vii. Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bem-estar animal;
viii. Saúde pública;
ix. Defesa do consumidor;
x. Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação;
xi. Prevenção da corrupção e infrações conexas.

b. Canal de Denúncia Interna é o canal identificado no parágrafo 10 infra, através do qual devem ser apresentadas as denúncias de Infrações, com ou sem identificação do Denunciante;
c. Denunciado(a), a pessoa que, na denúncia, seja referida como autora da Infração ou a que esta esteja associada.

3. Denunciante

3.1. Para efeitos do presente Regulamento, considera-se “Denunciante” a pessoa singular que denuncie uma Infração com base em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, independentemente da natureza ou sector dessa atividade (ainda que essas informações tenham sido obtidas no âmbito de uma relação profissional entretanto cessada, ou durante o processo de recrutamento ou durante outra fase de negociação pré-contratual de uma relação profissional constituída ou não constituída).

3.2. Podem ser considerados Denunciantes, nomeadamente, (i) os trabalhadores, (ii) os prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes e os fornecedores, bem como quaisquer pessoas que atuem sob a sua direção ou supervisão, (iii) os titulares de participações sociais, membros dos órgãos de administração e de fiscalização, e (iv) estagiários (remunerados ou não remunerados).

4. Precedência da Denúncia Interna e proibição de divulgação pública

4.1. Considerando a existência de um Canal de Denúncia Interna, o Denunciante não pode recorrer previamente a canais de denúncia externa ou divulgação pública de uma Infração, exceto nos casos referidos nos n.ºs 2 e 3 do artigo 7.º da Lei 93/2021, de 20 de dezembro.

4.2. O Denunciante que, fora dos casos legalmente previstos, divulgue publicamente uma Infração ou dela der conhecimento a órgão de comunicação social ou a jornalista, não beneficia da proteção conferida pela lei. 

5. Receção, tratamento e registo de comunicações de Infrações

5.1. A comunicação de quaisquer denúncias ao abrigo e nos termos do presente Regulamento far-se-á através de um Canal de Denúncia Interna, a qual poderá ser efetuada por escrito:

a. mediante carta remetida para o endereço postal Surforma, SA, Lugar do Espido, Apartado 1129, 4470-177, com a indicação de “confidencial”;

b. mediante o envio de correio eletrónico para o endereço ;
ficando ao critério do autor da comunicação a escolha de um dos meios possíveis.

5.2. As comunicações recebidas são objeto de registo pelo departamento/área competente, o qual deverá conter:

a. Número identificativo;
b. Data da receção;
c. Descrição breve da natureza da comunicação;
e, quando aplicável:
d. Medidas adotadas face à comunicação;
e. Estado do processo.

5.3. O registo das comunicações recebidas será mantido permanentemente atualizado.

5.4. Caso tenha fornecido um contacto, o Denunciante será notificado, num prazo de sete dias, da receção da denúncia, e informado dos requisitos, autoridades competentes, forma e admissibilidade da denúncia externa, nos termos do n.º 2 do artigo 7.º e dos artigos 12.º e 14.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro.

5.5. Após estarem registadas, as comunicações são alvo de análise preliminar por forma a certificar o grau de credibilidade da comunicação, o caráter irregular e/ou ilícito do comportamento reportado, a viabilidade da investigação e a identificação das pessoas envolvidas ou que tenham conhecimento de factos relevantes, e que por isso devam ser inquiridas. 

5.6. O relatório de análise preliminar concluirá pelo avanço ou arquivamento da investigação.

5.7. Caso se considere que a comunicação é infundada, abusiva, contenha informações claramente erróneas ou enganosas, ou tenha sido feita com o intuito único de prejudicar outrem, será promovido o seu arquivamento, a súmula dos fundamentos comunicada ao Denunciante (a não ser que este não se tenha identificado), a imediata destruição dos dados pessoais envolvidos, o tratamento estatístico e informação desse arquivamento. 

5.8. Caso se considere que a comunicação é consistente, plausível e verosímil e que os factos relatados são suscetíveis de consubstanciar a prática de uma infração nos termos previstos no presente regulamento iniciar-se-á um processo de investigação.

5.9. Concluída a fase de investigação prevista no número anterior, será elaborado um relatório com a análise efetuada à denúncia, a descrição dos atos internos realizados, os factos apurados durante a investigação, apresentadas as conclusões e a respetiva decisão devidamente fundamentada. Nesse relatório serão igualmente indicadas eventuais medidas adotadas (ou a adotar) para mitigar o risco identificado e prevenir a reincidência das Infrações relatadas. 

5.10. Caso se entenda necessário e adequado, nomeadamente em função do tipo e da natureza da Infração, proceder-se-á à comunicação da Infração às autoridades competentes.

5.11. Serão comunicadas ao Denunciante, num prazo máximo de três meses a contar da data da receção da denúncia, as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação.

5.12. O órgão, comissão ou pessoa responsável pelo tratamento das denúncias, poderá, sempre que entender necessário, ser auxiliado por outras pessoas internas ou externas, nomeadamente auditores externos ou outros peritos para auxiliarem na investigação, especialmente quando as matérias em causa o justificarem. Estas pessoas ficam igualmente abrangidas pelo dever de confidencialidade previsto neste Regulamento.

5.13. Sempre que se considere necessário para o cumprimento das disposições previstas neste Regulamento, poderão ser inquiridas quaisquer pessoas, cuja inquirição seja relevante para a investigação da denúncia.

6. Confidencialidade

6.1. Qualquer comunicação de Infrações abrangida pelo presente Regulamento será tratada como confidencial.

6.2. O acesso à informação relativa a qualquer comunicação de Infração, incluindo a identidade do Denunciante, nos casos em que esta é conhecida, e as informações que possam permitir a respetiva identificação, são de acesso restrito às pessoas/órgão(s) da Sociedade responsáveis pela receção e tratamento das denúncias realizadas ao abrigo do presente Regulamento. A obrigação de confidencialidade estende-se a todas as pessoas que tenham recebido informações sobre as denúncias, ainda que não sejam as pessoas responsáveis pela sua receção e ou tratamento.

6.3. A identidade do Denunciante só poderá ser divulgada em cumprimento de obrigação legal ou decisão judicial, sendo precedida de comunicação escrita ao Denunciante, com indicação dos motivos da divulgação, exceto se a prestação desta informação comprometer as investigações ou processos judiciais relacionados.

7. Garantias dos Denunciantes

7.1. A Sociedade não pode praticar atos de retaliação contra o Denunciante. 

7.2. Considera-se ato de retaliação qualquer ato ou omissão (ainda que sob a forma de ameaça ou tentativa) que, direta ou indiretamente, ocorrendo em contexto profissional e motivado por denúncia interna, externa ou divulgação pública, cause ou possa causar danos patrimoniais ou não patrimoniais ao Denunciante que, de boa-fé, e tendo fundamento sério para crer que as informações são, no momento da denúncia ou da divulgação pública, verdadeiras denuncie ou divulgue publicamente uma Infração. 

7.3. Presumem-se motivados por denúncia (interna ou externa) ou divulgação pública, até prova em contrário, os seguintes atos, quando praticados até dois anos após essa denúncia ou divulgação pública:

a. Alterações das condições de trabalho, tais como funções, horário, local de trabalho ou retribuição, não promoção do trabalhador ou incumprimento de deveres laborais;
b. Suspensão do contrato de trabalho;
c. Avaliação negativa de desempenho ou referência negativa para fins de emprego;
d. Não conversão de um contrato de trabalho a termo num contrato sem termo, sempre que o trabalhador tivesse expectativas legítimas nessa conversão;
e. Não renovação de um contrato de trabalho a termo;
f. Sanções disciplinares, incluindo despedimento;
g. Inclusão numa lista, com base em acordo à escala setorial, que possa levar à impossibilidade de, no futuro, o denunciante encontrar emprego no setor ou indústria em causa;
h. Resolução de contrato de fornecimento ou de prestação de serviços.

8. Auxiliares do Denunciante

As garantias referidas no parágrafo anterior são extensíveis, com as devidas adaptações, a:
a. Pessoa singular que auxilie o Denunciante no procedimento de denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial, incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores;
b. Terceiro que esteja ligado ao Denunciante, designadamente colega de trabalho ou familiar, e possa ser alvo de retaliação num contexto profissional; e 
c. Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo Denunciante, para as quais o Denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.

9. Responsabilidade do Denunciante

9.1. O Denunciante não pode ser responsabilizado disciplinar, civil, contraordenacional ou criminalmente por denúncia ou divulgação pública de uma Infração feita de acordo com o presente Regulamento, nem pode ser responsabilizado pela obtenção ou pelo acesso às informações que motivem a denúncia ou a divulgação pública, exceto se essa obtenção ou acesso constituírem crime.

9.2. Sem prejuízo do disposto no número precedente, a conduta daqueles que denunciem indícios de práticas irregulares ou de Infrações, com manifesta falsidade ou má-fé, assim como o desrespeito pelo dever de confidencialidade associado à denúncia, constituirá uma infração suscetível de ser objeto, consoante aplicável, de sanção disciplinar ou de penalização/resolução contratual, adequada e proporcional à infração, sem prejuízo da eventual responsabilidade civil e/ou criminal que possa advir para o autor da prática da referida conduta. 

10. Tratamento de dados pessoais e conservação das denúncias

10.1. Os Dados Pessoais recolhidos neste âmbito serão tratados pela Sociedade, sendo essa a entidade responsável pelo tratamento na aceção do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados.

10.2. O objetivo do tratamento das informações comunicadas ao abrigo desta Política é a receção e seguimento das denúncias apresentadas no Canal de Denúncia Interna.

10.3. É, neste âmbito, assegurado aos Denunciantes o direito ao acesso, retificação (de dados inexatos, incompletos ou equívocos) e eliminação de dados por si comunicados, exceto se contenderem com direitos prevalecentes, através dos meios de comunicação previstos no parágrafo seguinte.

10.4. É igualmente assegurado aos Denunciantes o direito ao acesso à informação sobre factos comunicados que lhes digam respeito, exceto se contenderem com direitos prevalecentes.

10.5. Não serão conservados dados pessoais que manifestamente não sejam relevantes para o tratamento da denúncia, os quais serão imediatamente apagados.

10.6. As denúncias apresentadas nos termos do presente Regulamento são objeto de registo e conservação pelo período de 5 anos e, independentemente desse prazo e quando aplicável, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.

11. Vigência

O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua aprovação.